Cómo hacer más interesantes las reuniones digitales en el trabajo – Prensa Libre

Desde la pandemia del coronavirus, estas tediosas reuniones son ahora parte del trabajo diario de casi todos los profesionales. ¿Cómo hacerlos más eficientes y entretenidos?

Nora Grasselli, directora de programas y experta en educación ejecutiva de ESMT, una universidad privada alemana de administración y tecnología con sede en Berlín, explica en una entrevista por qué es tan difícil ser convincente ante la cámara y qué se puede hacer para aumentar el interés y la interacción en la mundo laboral híbrido.

Sra. Grasselli, ¿por qué es más difícil ser persuasivo en las reuniones virtuales?

En una reunión virtual, no tenemos todos los canales de comunicación. El contacto visual, por ejemplo, está ausente. De hecho (en la vida real) te comunicas mucho a través de la mirada, y con ella expresas tu acuerdo o desacuerdo, o puedes pedirle a alguien que hable o se quede en silencio. En el espacio virtual, expresamos todo esto mirando directamente a la cámara. No es fácil para la mayoría de nosotros.

Nuestra voz y nuestra gama de tonos también están disponibles de forma limitada. La tecnología no puede transmitir todo el paquete de datos y nuestras voces a menudo son bastante finas.

Tampoco compartimos el mismo espacio. No podemos dar una palmada en el hombro a nuestros colegas, empujar a alguien o ponernos de pie para escribir algo en el rotafolio. Además, en el espacio virtual, no percibimos ninguna respuesta por parte del público. No escuchamos a los colegas susurrándose unos a otros y no vemos a la gente inclinándose hacia adelante porque están escuchando atentamente.

Por tanto, las condiciones básicas son difíciles. ¿Cómo puedes compensar esto?

La preparación es la clave del éxito. Esto incluye, por ejemplo, ensayar presentaciones importantes frente a la cámara y también grabarte a ti mismo. Incluso si la grabación dura uno o dos minutos y te ves absolutamente mal, estás aprendiendo mucho sobre el efecto que tienes en tu audiencia.

Lo importante es que no tengo que planificar por mí mismo, sino también por la audiencia. ¿Qué hacen los participantes durante la reunión? Nuestra capacidad de atención es cada vez más corta. Presentar o explicar algo durante unos minutos es bueno. Pero luego tengo que activar a la audiencia. Por tanto, una reunión más larga debería seguir más o menos este patrón: estímulo, actividad, estímulo, actividad.

La presentación será realmente convincente si el orador domina las herramientas y la técnica. Un «copiloto» puede ayudar a mantener el cronograma y respaldar todo el proceso.

¿Cómo se puede involucrar al público?

El público puede participar a diferentes niveles y debe aprovecharlo. A nivel individual, por ejemplo, se puede pedir a los participantes que se tomen un minuto y escriban ideas sobre un tema o pregunta en una hoja de papel.

Si desea habilitar el trabajo en grupo durante una reunión en línea, los programas de reuniones en línea ofrecen, por ejemplo, la función “Sala de reuniones”, que son salas para grupos más pequeños. Esta opción anima a los participantes más tímidos a hacer preguntas.

Otra alternativa es emparejarlos y enviarlos al extranjero a “caminar y hablar” a través de sus teléfonos celulares. Cuando regresen, presentarán sus ideas a los demás participantes de la reunión.

¿Deberían enfocarse las reuniones regulares de manera diferente a una presentación o conferencia de apertura?

En las reuniones regulares, también es útil tener un procedimiento establecido. De esta forma, la reunión requiere menos esfuerzo por parte de todos los participantes.

Lo mejor es establecer una rutina. Por ejemplo, algo divertido: siempre puedes comenzar con una prueba de estado de ánimo en tu computadora. A todos se les pide que sostengan un objeto rojo, amarillo o verde frente a la cámara, dependiendo de si están de mal humor, mediocres o de buen humor. Si todo el mundo empieza a entregar cada vez más objetos absurdos hacia la cámara, la fecha del día ya empieza de forma relajada.

Quien tome la palabra debería, por ejemplo, limitarse a un minuto de intervención o una hoja de presentación para que la reunión no se prolongue innecesariamente. De esta manera, se logra una rutina activa que se siente repetitiva, pero a la vez divertida. Por supuesto, esta rutina deberá cambiarse a intervalos regulares.

¿Cómo mantiene a todos sintonizados con la reunión?

Un diario también es muy útil para esto. Y cada tema de la agenda debe tener un código de tiempo para que todos los involucrados sepan: ¿dónde estamos y dónde deberíamos estar?

Además, es importante hacerse la pregunta: ¿siempre tiene que ser una videoconferencia? Mi recomendación es comprobar si el canal de audio no es suficiente. Hablar sin vernos nos ayuda a relajarnos un poco. No tenemos que preocuparnos por si somos hermosos o no. La información que necesitamos procesar se vuelve menos compleja. Y eso mantiene a todos alerta porque debemos concentrarnos más en lo que escuchamos.

Además, las personas recuerdan naturalmente mejor las historias que los datos. Por eso es bueno incorporar un poco de drama en una reunión. Por ejemplo, puede intentar pensar en términos de «bueno» y «malo».

En las reuniones en línea, parece casi inevitable que los participantes hagan otras cosas al mismo tiempo: chatear, responder correos electrónicos. ¿Debemos intervenir?

Grasselli: Este fenómeno se denomina «atención parcial continua». Como equipo, puede establecer reglas para evitar demasiadas acciones paralelas. Por ejemplo, diga: en las reuniones debemos estar atentos. Los gerentes deben predicar con el ejemplo. Si responden a los correos electrónicos simultáneamente, otros imitarán su comportamiento.

Por otro lado, no parece tan malo que los participantes estén discutiendo entre ellos durante la reunión. En cierto modo, la conversación reemplaza el contacto visual que tendrías en una reunión personal.

Y, por supuesto, habrá menos distracciones si mantiene ocupados a los participantes. Especialmente en reuniones más largas, las pausas también deben planificarse y estar en la agenda. De esta forma, todo el mundo sabe cuándo tiene tiempo para responder a un correo electrónico importante.

También está bien recordarle a la gente que está en una reunión. Puedes preguntar directamente: «¿Me estás escuchando?» ¿Hay algo más que deba hacer? ”También es importante invitar solo a las personas que realmente necesitan asistir a la reunión.